Langkah 4 Penerapan SMK3 OHSAS 18001

Kebijakan K3

Langkah ke empat dalam penerapan SMK3  adalah menyusun dan menetapkan Kebijakan K3 (OH&S Policy). Kebijakan K3 merupakan persyaratan penting sebagaimana halnya dalam semua sistim manajemen lainnya seperti Sistim Manajemen Lingkungan dan Sistim Manajemen Mutu. Kebijakan K3 merupakan komitmen tertulis dari manajemen puncak dan semua unsur dalam perusahaan untuk melaksanakan K3 sebagaimana mestinya.

Karena itu, kebijakan K3 ini sangat penting dan menjadi landasan utama yang diharapkan mampu menggerakan semua partikel yang ada dalam perusahaan sehingga program K3 yang diinginkan dapat berhasil dengan baik. Namun demikian, suatu kebijakan hendaknya hanya jangan bagus dan indah di atas kertas tetapi tidak ada implementasi atau tindak lanjutnya sehingga akan sia – sia belaka. Tanpa adanya kebijakan yang dilandasi dengan komitmen yang kuat, apapun yang direncanakan tidak akan berhasil atau berjalan seadanya.

Persyaratan

Kebijakan K3 merupakan landasan utama dalam sistim manajemen K3. Karena itu, OHSAS 18.001 mensyaratkan adanya kebijakan K3 yang diotoritaskan oleh manajemen puncak, dan harus secara jelas menyatakan sasaran K3 menyeluruh dan adanya komitmen manajemen terhadap aspek K3 dalam perusahaan. Kebijakan K3 ini harus dikomunikasikan dengan semua pihak yang terkait dengan perusahaan, seperti pekerja, pemasok, kontraktor atau konsumen, termasuk jika diperlukan masyarakat sekitar perusahaan.

Kebijakan ini disusun berdasarkan hasil langkah 2 dan 3 dimana telah ditetapkan lingkup dan isu pokok yang terkait dengan perusahaan. Karena itu harus tercermin dalam kebijakan ini. OHSAS 18.001 tidak mensyaratkan adanya prosedur tentang kebijakan, namun kebijakan tersebut harus didokumentasikan dengan baik. Misalnya dibuat dalam bentuk leaflet, atau dimasukkan dalam website perusahaan sehinggga dapat di akses dengan mudah.

Implementasi 

• Tunjuk personil yang bertanggung jawab untuk merumuskan, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan Kebijakan K3 perusahaan.
• Tulis konsep Kebijakan K3 berdasarkan masukkan dan hasil langkah 2 dan 3.

Pembuatan konsep ini dapat dilakukan oleh salah seorang anggota tim yang ditunjuk.

• Periksa Konsistensi. Setelah konsep kebijakan disusun, periksa konsistensinya dengan kebijakan lainnya yang ada dalam perusahaan misalnya kebijakan Mutu, Lingkungan, Sekuriti, atau dalam bidang operasional lainnya. Jangan sampai ada hal yang bertentangan sehingga akan mempengaruhi efektifitas kebijakan yang akan ditetapkan.
• Komunikasikan kebijakan yang telah disusun kepada semua pihak dalam perusahaan, khususnya para pekerja yang akan terkait dengan pelaksanaannya. Dengan demikian, diharapkan semua pihak akan memiliki komitmenyang sama terhadap kebijakan yang ditetapkan.
• Publikasikan sehingga kebijakan tersebut dapat di akses oleh semua pihak yang berkepentingan seperti pemasok, instansi pemerintah, serikat pekerja, kontraktor, dsb.

Dalam hal ini dapat ditempuh berbagai cara misalnya melalui Buku Panduan, Leaftlet perusahaaan, Web Site perusahaan, Media publikasi atau majalah, penempatan di papan pengumuman dsb.

• Lakukan review atau evaluasi secara berkala. OHSAS tidak menetapkan waktu yang diperlukan untuk melakukan tinjau ulang. Namun demikian, kebijakan tidak statis, sehingga dapat berubah sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan, perubahan dalam perundangan  atau standar industry, adanya kecelakaan atau kejadian yang mempengaruhi implementasi K3, perubahan manajemen, dsb. Untuk itu, manajemen harus secara berkala melakukan tinjau ulang kebijakan ini. Sebaiknya disamakan dengan kebijakan lainnya yang dimiliki seperti Mutu, Lingkungan, dsb.

Saran

• Kebijakan K3 harus ditetapkan pada level manajemen puncak dalam perusahaan, atau unit kegiatan sesuai dengan lingkup penerapan OHSAS 18001 yang telah ditetapkan di langkah- 2. Karena itu, Kebijakan K3 harus ditandatangani oleh Top Manajemen secara korporat atau di unit/ lokasi yang ditentukan. Tanpa komitmen manajemen puncak, maka K3 tidak akan berhasil dengan baik. Dengan menandatangani Kebijakan K3, manajemen puncak seharusnya telah memiliki komitmen untuk memenuhi semua ketentuan dan standar yang berkaitan dengan bisnisnya, sekaligus juga menempatkan aspek K3 setara dengan aspek lainnya dalam perusahaan dan bagian integral dengan bisnis strateginya.
• Dalam menyusun kebijakan K3 gunakan hasil tinjau awal pada langkah – 3 dan susunlah sesederhana mungkin, namun harus mencerminkan unsur berikut ini:
  • Sesuai dengan potensi resiko yang ada di perusahaan;
  • Adanya peningkatan berkelanjutan;
  • Komitmen untuk memenuhi semua perundangan yang berlaku
• Periksa konsistensi dengan kebijakan lainnya yang telah dimiliki perusahaan, misalnya kebijakan mutu, kebijakan lingkungan atau kebijakan operasi. Jika terjadi pertentangan akan menimbulkan kesulitan dalam penerapannya.
• Buatlah akses untuk mendapatkan atau memperoleh kebijakan ini, sehingga mudah diperoleh, mudah diketahui dan dipahami oleh setiap pihak terkait, internal maupun eksternal perusahaan.
• Tempatkan kebijakan pada lokasi/ tempat yang memungkinkan diketahui dan dibaca, misalnya di papan pengumuman, di kantin, website perusahaan atau ruangan rapat.
• Pastikan bahwa kebijakan ini ditinjau ulang secara berkala. Masukkan masalah kebijakan ini dalam setiap agenda rapat Tinjauan Manajemen (ref langkah – 24)