Langkah Ke 6 Penerapan SMK3 OHSAS 18001

OHSAS 18001 mensyaratkan perusahaan untuk melakukan identifikasi terhadap semua perundangan, peraturan atau standar yang terkait dengan bisnis atau operasinya. Data ini sangat penting, karena menjadi landasan dalam menerapkan K3 di perusahaan. Perundangan K3 terkait tentunya tidak sama untuk setiap perusahaan sesuai dengan sifat bisnisnya. Persyaratan K3 untuk industry kimia, tentu berbeda dengan persyaratan K3 untuk industry manufaktur, jasa atau konstruksi. Pemerintah melalui departemen teknis juga mengeluarkan berbagai perundangan mengenai K3 yang menjadi dasar bagi perusahaan terkait. Misalnya ketentuan yang dikeluarkan di sector pertambangan, kelautan, industry kimia, kesehatan dan perkebunan. Misalnya dalam undang-undang migas, undang-undang perlindungan konsumen dan perundangan lainnyajuga mencantumkan ketentuan mengenai aspek keselamatan, sehingga harus di acu dalam mengembangkan SMK3. Untuk itu, perusahaan harus memiliki akses guna memperoleh semua perundangan tersebut yang berlaku untuk kegiatan usahanya. Untuk elemen ini, OHSAS 18001 mensyaratkan adanya prosedur manajemen untuk mengidentifikasi semua perundangan, peratuaranatau standar yang terkait dengan resiko yang terdapat dalam perusahaan.

Implementasi:

• Tunjuk person yang ditugaskan untuk mengidentifikasi serta memiliki akses terhadap semua perundangan, peraturan dan standar terkait.
• Susun Prosedur. Pada langkah – 6 ini, tim harus menyusun Prosedur mengenai identifikasi dan penyediaan akses terhadap semua perundangan dan peraturan terkait.
• Buat dan keluarkan dokumen untuk mencatat informasi mengenai semua bentuk perundangan standar atau code yang relevan dengan operasi perusahaan. Semua perundangan tersebut perlu diidentifikasi mana saja yang memiliki impak terhadap operasi perusahaan, dan selanjutnya diinterpretasikan dengan jelas apa maksud dan tujuannya. Jika perlu dapatkan informasi lebih jelas dari pihak berwenang dengan perundangan tersebut sehingga tidak terjadi salah penafsiran di kemudian hari.
• Pelihara akses. Perusahaan juga perlu membina akses terhadap semua perundangan dan peraturan atau kode yang berlaku tersebut. Misalnya secara berkala mendapatkan edisi terbaru dari standar atau kode yang diperlukan dari lembaga yang mengeluarkan misalnyaNFPA, API, ASTM, ISO dsb. Perusahaan juga harus membina hubungan yang baik dengan instansi atau pihak regulator yang mengeluarkan peraturan guna mengantisipasi kemungkinan terjadinya perubahan kebijakan dan regulasi.  

Petunjuk

• Tetapkan tanggung jawab. Tim menyusun dan merumuskan pertanggungjawaban dalam pelaksanaan berbagai peraturan dan ketentuan yang ada. Tetapkan apa saja tanggung jawab legal pada level manajemen puncak dalam aspek K3, manajer lini, pengawas bahkan jika perlu sampai ke tingkat pekerja. Misalnya dalam undang- undang N0. 1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja dan Undang-undang No. 13 tentang ketenagakerjaan ditetapkan berbagai kewajiban pengusaha dan pekerja. Hal ini harus dipahami dan diketahui oleh manajemen puncak, pekerja dan semua pihak dalam perusahaan.
• Pertimbangkan semua sumber hukum. Dalam aspek hukum ini,perlu diperhatikan semua sumber hukum dan perundangan baik yang berlaku saat ini atau yang akan diberlakukan di waktu mendatang.
• Dapatkan juga semua informasi mengenai perundangan dari tingkat nasional atau tingkat daerah, termasuk yang berkaitan dengan otorisasi, perijinan seperti ijin ketel uap, alat angkat dsb, serta aturan lainnya yang digunakan atas inisiatif perusahaan.
• Lakukan konsultasi. Jika perlu lakukan konsultasi dengan berbagai pihak terkait dengan perundangan ini, misalnya instansi pemerintah, ahli hukum dsb. Dapatkan semua copi dari perundangan yang ada dan simpanlah dengan baik.

Tip penting 

• Tinjau kembali dan kembangkan semua informasi mengenal kewajiban hukum yang diperoleh dari langkah – 3 (Tinjau Awal) sebagai masukan.
• Dapatkan informasi di hukum dari berbagai sumber misalnya website yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau lembaga lainnya.
• Jika perusahaan memiliki kantor korporat di tingkat pusat, usulkan agar aspek hukum ini dapat dikoordinir oleh kantor pusat sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengumpulkannya.
• Selanjutnya selesaikanlah Kebijakan K3 dengan mempertimbangkan semua perundangan yang telah diidentifikasi ini. (langkah – 5).

Langkah 5 Penerapan SMK3 OHSAS 18001

Identifikasi Bahaya, Penilaian dan Pengendalian Resiko

Langkah ini memiliki kaitan yang erat dengan langkah sebelumnya, yaitu hasil dari tinjau awal, penetapan lingkup dan kebijakan K3. Identifikasi merupakan landasan penting dalam setiap sistim keselamatan. Menurut Frank Bird dalam bukunya Loss Control Management, untuk mengembangkan suatu sistim K3 yang baik, harus mengikuti tahapan yang disebut IEDIM, yaitu

• Identification
• Evaluation
• Develop the Plan
• Implementation
• Measurement

Tahap pertama adalah melakukan identifikasi permasalahan yang ada dalam perusahaan, identifikasi semua potensi bahaya yang mungkin dapat terjadi. Setelah itu dilakukan evaluasi guna menentukan potensi dan tingkat resikonya (risk assessment). Jika potensi bahaya dan resiko telah diketahui maka dikembangkan rencana untuk pengendaliannya (Risk control) yang dilanjutkan dengan langkah implementasi dan pemantauan hasil pelaksanaannya.

Pada tahapan ini, kita mulai merumuskan aspek K3 yang ada dalam perusahaan yang berkaitan dengan adanya potensi bahaya serta bagaimana mengendalikannnya. Setiap perusahaan memiliki jenis bisnis berbeda sehingga potensi bahaya K3 yang ada dalam perusahaan akan berbeda pula. Potensi bahaya K3 dalam industri pertambangan tentu berbeda dengan potensi bahaya yang ada di sektor perhubungan atau industri manufaktur. Karena itu sebelum mulai membangun SMK3, perlu dilakukan identifikasi semua potensi bahaya yang ada dalam perusahaan sesuai dengan jenis bisnis masing-masing. Dari hasil penilaian ini, kemudian disusun suatu rating potensi bahaya yang dinilai signifikan bagi operasi perusahaan. Kemudian dilanjutkan dengan menyusun rencana pengendaliannya (risk control) untuk mencegah agar potensi bahaya tersebut tidak berkembang menjadi kecelakaan atau bencana yang tidak diinginkan.

Implementasi

• Tunjuk person yang bertanggung jawab menyusun potensi bahaya K3 dan melakuakan penilaiannya.
• Tulis prosedur untuk mengidentifikasi potensi bahaya K3 dan tentukan mana saja yang signifikan bagi perusahaan.
• Identifikasi bahaya mana saja yang memiliki dampak langsung bagi perusahaan.
• Kumpulkan data yang diperlukan untuk memudahkan identifikasi bahaya ini, misalnya dari data kecelakaan yang pernah terjadi dalam perusahaan atau dari pengalaman industry serupa di tempat lainnya.
• Lakukan analisa mengenai potensi bahaya K3 yang signifikan dan potensial impak terhadap operasi perusahaan.
• Catat semua potensi bahaya K3 yang telah diidentifikasi, di evaluasi dan ditentukan ratingnya.
• Lakukan tinjau ulang jika diperlukan sehingga identifikasi bahaya K3 tersebut akan selalu mutakhir sejalan dengan perkembangan dan kemajuan perusahaan, serta adanya informasi baru mengenai potensial hazards yang terkait dengan jenis dan lingkup usaha.

Saran

• Libatkan semua unsur manajemen dalam penentuan bahaya ini, terutama mereka yang berada di lingkungan atau area kerja yang memiliki impak K3 yang signifikan. Berikan pelatihan kepada mereka mengenai teknik identifikasi bahaya yang digunakan untuk menentukan jenis dan resikonya.
• Gunakan informasi yang telah diperoleh dari langkah – 3 ( Tinjau Awal) sehingga akan konsisten dengan kebijakan K3 yang telah ditetapkan sebelumnya serta resiko yang ada. Upayakan membuatnya secara sederhana namun harus bias mencerminkan unsur – unsur mengenai pematuhan terhadap perundangan, pencegahan bahaya dan kecelakaan, serta usaha peningkatan berkelanjutan.
• Periksa konsistensinya dengan kebijakan yang telah ada seperti kebijakan Mutu atau Lingkungan. Periksa juga jika ada kebijakan yang bersifat korporat misalnya bagi perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaanyang terdiri atau unit-unit kegiatan.

Langkah 4 Penerapan SMK3 OHSAS 18001

Kebijakan K3

Langkah ke empat dalam penerapan SMK3  adalah menyusun dan menetapkan Kebijakan K3 (OH&S Policy). Kebijakan K3 merupakan persyaratan penting sebagaimana halnya dalam semua sistim manajemen lainnya seperti Sistim Manajemen Lingkungan dan Sistim Manajemen Mutu. Kebijakan K3 merupakan komitmen tertulis dari manajemen puncak dan semua unsur dalam perusahaan untuk melaksanakan K3 sebagaimana mestinya.

Karena itu, kebijakan K3 ini sangat penting dan menjadi landasan utama yang diharapkan mampu menggerakan semua partikel yang ada dalam perusahaan sehingga program K3 yang diinginkan dapat berhasil dengan baik. Namun demikian, suatu kebijakan hendaknya hanya jangan bagus dan indah di atas kertas tetapi tidak ada implementasi atau tindak lanjutnya sehingga akan sia – sia belaka. Tanpa adanya kebijakan yang dilandasi dengan komitmen yang kuat, apapun yang direncanakan tidak akan berhasil atau berjalan seadanya.

Persyaratan

Kebijakan K3 merupakan landasan utama dalam sistim manajemen K3. Karena itu, OHSAS 18.001 mensyaratkan adanya kebijakan K3 yang diotoritaskan oleh manajemen puncak, dan harus secara jelas menyatakan sasaran K3 menyeluruh dan adanya komitmen manajemen terhadap aspek K3 dalam perusahaan. Kebijakan K3 ini harus dikomunikasikan dengan semua pihak yang terkait dengan perusahaan, seperti pekerja, pemasok, kontraktor atau konsumen, termasuk jika diperlukan masyarakat sekitar perusahaan.

Kebijakan ini disusun berdasarkan hasil langkah 2 dan 3 dimana telah ditetapkan lingkup dan isu pokok yang terkait dengan perusahaan. Karena itu harus tercermin dalam kebijakan ini. OHSAS 18.001 tidak mensyaratkan adanya prosedur tentang kebijakan, namun kebijakan tersebut harus didokumentasikan dengan baik. Misalnya dibuat dalam bentuk leaflet, atau dimasukkan dalam website perusahaan sehinggga dapat di akses dengan mudah.

Implementasi 

• Tunjuk personil yang bertanggung jawab untuk merumuskan, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan Kebijakan K3 perusahaan.
• Tulis konsep Kebijakan K3 berdasarkan masukkan dan hasil langkah 2 dan 3.

Pembuatan konsep ini dapat dilakukan oleh salah seorang anggota tim yang ditunjuk.

• Periksa Konsistensi. Setelah konsep kebijakan disusun, periksa konsistensinya dengan kebijakan lainnya yang ada dalam perusahaan misalnya kebijakan Mutu, Lingkungan, Sekuriti, atau dalam bidang operasional lainnya. Jangan sampai ada hal yang bertentangan sehingga akan mempengaruhi efektifitas kebijakan yang akan ditetapkan.
• Komunikasikan kebijakan yang telah disusun kepada semua pihak dalam perusahaan, khususnya para pekerja yang akan terkait dengan pelaksanaannya. Dengan demikian, diharapkan semua pihak akan memiliki komitmenyang sama terhadap kebijakan yang ditetapkan.
• Publikasikan sehingga kebijakan tersebut dapat di akses oleh semua pihak yang berkepentingan seperti pemasok, instansi pemerintah, serikat pekerja, kontraktor, dsb.

Dalam hal ini dapat ditempuh berbagai cara misalnya melalui Buku Panduan, Leaftlet perusahaaan, Web Site perusahaan, Media publikasi atau majalah, penempatan di papan pengumuman dsb.

• Lakukan review atau evaluasi secara berkala. OHSAS tidak menetapkan waktu yang diperlukan untuk melakukan tinjau ulang. Namun demikian, kebijakan tidak statis, sehingga dapat berubah sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan, perubahan dalam perundangan  atau standar industry, adanya kecelakaan atau kejadian yang mempengaruhi implementasi K3, perubahan manajemen, dsb. Untuk itu, manajemen harus secara berkala melakukan tinjau ulang kebijakan ini. Sebaiknya disamakan dengan kebijakan lainnya yang dimiliki seperti Mutu, Lingkungan, dsb.

Saran

• Kebijakan K3 harus ditetapkan pada level manajemen puncak dalam perusahaan, atau unit kegiatan sesuai dengan lingkup penerapan OHSAS 18001 yang telah ditetapkan di langkah- 2. Karena itu, Kebijakan K3 harus ditandatangani oleh Top Manajemen secara korporat atau di unit/ lokasi yang ditentukan. Tanpa komitmen manajemen puncak, maka K3 tidak akan berhasil dengan baik. Dengan menandatangani Kebijakan K3, manajemen puncak seharusnya telah memiliki komitmen untuk memenuhi semua ketentuan dan standar yang berkaitan dengan bisnisnya, sekaligus juga menempatkan aspek K3 setara dengan aspek lainnya dalam perusahaan dan bagian integral dengan bisnis strateginya.
• Dalam menyusun kebijakan K3 gunakan hasil tinjau awal pada langkah – 3 dan susunlah sesederhana mungkin, namun harus mencerminkan unsur berikut ini:
  • Sesuai dengan potensi resiko yang ada di perusahaan;
  • Adanya peningkatan berkelanjutan;
  • Komitmen untuk memenuhi semua perundangan yang berlaku
• Periksa konsistensi dengan kebijakan lainnya yang telah dimiliki perusahaan, misalnya kebijakan mutu, kebijakan lingkungan atau kebijakan operasi. Jika terjadi pertentangan akan menimbulkan kesulitan dalam penerapannya.
• Buatlah akses untuk mendapatkan atau memperoleh kebijakan ini, sehingga mudah diperoleh, mudah diketahui dan dipahami oleh setiap pihak terkait, internal maupun eksternal perusahaan.
• Tempatkan kebijakan pada lokasi/ tempat yang memungkinkan diketahui dan dibaca, misalnya di papan pengumuman, di kantin, website perusahaan atau ruangan rapat.
• Pastikan bahwa kebijakan ini ditinjau ulang secara berkala. Masukkan masalah kebijakan ini dalam setiap agenda rapat Tinjauan Manajemen (ref langkah – 24)